Tools für Online-Meetings

15. April 2020
Verfasst von Julia Schreiber

Bild: © Headway - Unsplash.com

Kennen Sie das Symptom der Meeting-Müdigkeit? Teambesprechungen gut und zielgerichtet über die sprichwörtliche Bühne zu bringen, ist alles andere als simpel. Findet das Treffen als Webkonferenz und nicht am Besprechungstisch statt, entstehen zusätzliche Hürden – der Einsatz von Technologie hat aber auch Vorteile. Und das sagen wir nicht, weil wir als Systemhaus entsprechende Lösungen anbieten...

Denn selbst die beste Technologie macht aus einer schlechten Besprechung keine gute. Somit gelten für Online-Meetings ähnliche Regeln wie für Besprechungen vor Ort. Unabdingbar für effizientere Besprechungen ist es:

• das Ziel der Besprechung zu formulieren,
• den Teilnehmerkreis zu begrenzen (hilfreich: die Zwei-Pizza-Regel) sowie
• eine Agenda aufzusetzen und mit einem Zeitrahmen zu versehen.

Natürlich gelten die grundsätzlichen Prinzipien der Höflichkeit – also pünktliches Erscheinen sowie die ungeteilte Aufmerksamkeit der Teilnehmer während der Besprechung. Kommen wir zu den kniffeligen Themen: Wie schaffe ich es, alle an den Bildschirmen aktiv teilhaben zu lassen und Projektfortschritte zu erzielen?

Mehr Mut beim Einsatz von Tools

1. Sich mit der Technik vertraut machen: Für einen reibungslosen Start sollte jeder Teilnehmer vorab die Ton- und Videoeinstellungen des Headsets testen (und nicht etwa den Laptop-Lautsprecher nutzen). Dazu gehört auch, mögliche „Störquellen“ aus der Nachbarschaft zu identifizieren. Kann parallel ein Telefon klingeln? Welche anderen Umgebungsgeräusche könnten auftreten? Bei Videokonferenzen sollte der Hintergrund für geschäftliche Treffen geeignet sein – selbst wenn das Konferenz-Tool die Möglichkeit bietet, diesen unscharf zu schalten.
2. Digitale Kommunikationsregeln festlegen: Bei „klassischen“ Besprechungen ist es sinnvoll, den Teilnehmern Rollen zuzuweisen (Moderator, Zeitwächter, Protokollant etc.). Sitzen diese vor ihren PCs, erschwert dies die Abstimmung zwischen den Personen. Hilfreich sind dabei Chats oder Funktionen wie das digitale „Hand heben“ – Teilnehmer geben ein visuelles Signal, dass sie etwas zum Sachverhalt beitragen möchten. Und im Chat, der in Microsoft Teams automatisch zu jeder Webkonferenz angelegt wird, lassen sich relevante Links teilen oder Bildschirmausschnitte einfügen (mit dem Tastenkürzel Shift+Windows+S lässt sich in Windows 10 der gewünschte Ausschnitt „fotografieren“).
3. Mit Tools Interaktion fördern: Digitale Whiteboards, Notizfunktionen wie OneNote, Planungstools wie Planner – es gibt viele digitale „Helferlein“ um Fragestellungen zu visualisieren oder nächste Schritte festzulegen (mehr dazu auch in  diesem Blogbeitrag). Doch es müssen nicht immer raffinierte Tools sein: In kleinen Gruppen lassen sich Dokumente ganz simpel gemeinsam bearbeiten, statt sie individuell aufzurufen. Auch das vereinfacht die Abstimmung im Team.
   Das Teilen des Bildschirms wiederum kann die Verbindlichkeit von Meetings erhöhen: Warum das das Ergebnisprotokoll separat schreiben, wenn es bereits im Entstehungsprozess von allen eingesehen werden kann?

Effiziente Prozesse vs. zwischenmenschliche Kommunikation

All dies täuscht nicht darüber hinweg, dass bei Webkonferenzen meist ein Punkt zu kurz kommt: die spontane, zwischenmenschliche Kommunikation. Dabei entstehen hier oftmals kreative Ideen. Damit keine Meeting-Müdigkeit entsteht, bedarf es idealerweise beider Formate: Effizienter Konferenzen und Möglichkeiten zum informellen, virtuellen Austausch bei einer Tasse Kaffee. Auch dies geht, richtig: mit dem Einsatz von Technologie. Probieren Sie es aus! Wir unterstützen Sie gerne auf diesem Weg.

Sollten Ihre Kolleginnen und Kollegen sämtliche Hinweise ignorieren: Wie wäre es mit einer Runde Webkonferenz-Bingo? Wer zuerst vier Kästchen in einer Reihe hat, darf sich zumindest in unserem kleinen Bingo-Zeitvertreib als Sieger fühlen.