Inventarisierung der IT-Infrastruktur

14. Juli 2020
Verfasst von Julia Schreiber

Bild: © Heather Ford- Unsplash.com

Für einen Frühjahrsputz ist es im Juli deutlich zu spät. Die IT-Infrastruktur auf Vordermann zu bringen, lohnt sich unabhängig von der Jahreszeit: Blockierte Ressourcen werden frei und das Sicherheitsniveau erhöht sich durch die Aufräumaktion.

Es ist nur allzu menschlich, dass Routineaufgaben im Trubel des Alltags untergehen und durch vermeintlich dringendere Themen verdrängt werden. Doch muss es nicht immer die aufwändige Putzaktion nach Konmari-Methode sein, die Struktur schafft. Wir haben fünf Tipps zum „Ganzjahresaufräumen“ in der IT-Infrastruktur zusammengestellt:
 

1. Inventarisierung professionalisieren: Auf wie vielen Geräten ist Win 7 installiert? Können Kosten eingespart werden, weil nicht jeder Mitarbeiter eine Visio- oder Azure-Lizenz benötigt? Gibt es Schatten-IT? Umso komplexer die Infrastruktur ist, umso schwieriger lassen sich solche Fragen aus dem Stegreif beantworten. Abhilfe schaffen Asset Management Suiten: Diese behalten den Überblick über das gesamte Netzwerk (vom Betriebssystem der Server bis zum Füllstand der Druckerpatronen) und können sicherheitsrelevante Updates einspielen. 
    
2. Virtuelle Maschinen entfernen: Nicht mehr aktive oder ungenutzte VMs (samt ihrer IPs) sollten gelöscht werden – auch hier gibt es Tools, die Karteileichen aufspüren und das Aufräumen virtueller Maschinen erleichtern.
    
3. Mail-Postfächer aufräumen: Riesige Anhänge, teilweise identisch in Posteingang als auch Postausgang, sowie eine Flut von Newslettern sorgen schnell für volle Mailboxen. Zeigt ein Aufruf zum manuellen Postfach-Aufräumen bei den Kollegen keinen Erfolg, gibt es technische Helferlein. Diese Tools entfernen große Anhänge (nach Rücksprache mit dem Benutzer) automatisch.
   Bei Anwendern, die aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, sollte das Postfach nach einer Übergangszeit geschlossen werden. Doch Vorsicht: Nutzen Mitarbeiter das Postfach mit Erlaubnis der Firma auch privat, gibt es einige Fallstricke. Unternehmen dürfen das Postfach dann nicht ungefragt einsehen (es gilt das Fernmeldegeheimnis). Im Zweifelsfall sollte deshalb beim Ausscheiden des Mitarbeiters eine Vereinbarung unterzeichnet werden, dass das Postfach gelöscht werden darf.
    
4. Inaktive Benutzerkonten löschen: Die Accounts ehemaliger Mitarbeiter sollten nach deren Ausscheiden deaktiviert bzw. später auch gelöscht werden – schon aus Sicherheitsgründen. War die Trennung nicht einvernehmlich, lassen sich Manipulationen durch ehemalige Mitarbeiter verhindern – und auch Cyberkriminellen wird die Möglichkeit entzogen, unerkannt Daten zu manipulieren. Die Löschempfehlung gilt gleichermaßen für das Active Directory wie für spezielle Benutzerkonten zum Beispiel für ERP-Systeme.
    
5. Software auf den aktuellen Stand bringen: In jedem Unternehmen gibt es Anwendungen, die nicht genutzt werden. Abgesehen vom potenziellen Sicherheitsrisiko veralteter Versionen fallen dadurch unnötige Lizenzkosten an. Prüfen Sie regelmäßig, welche Software in welcher Version auf den Arbeitsplatzrechnern – oder auch Servern – installiert ist. Was nicht mehr benötigt wird, wird deinstalliert.