Wie viele Software-Lizenzen benötige ich?
26. März 2019
Verfasst von Wulf Vogel
Bild: © Pixabay.de
Die Inventarisierung von Objekten ist eine ungeliebte Tätigkeit – auch im Software-Bereich wird die Frage nach der richtigen Lizenzierung oft hintenangestellt. So schätzt die Business Software Alliance (BSA), ein Interessenverband der Softwarehersteller, den Anteil der unlizenzierten Software in Deutschland auf 20 Prozent. Doch fehlende oder nicht passende Lizenzen können Unternehmen wirtschaftlich schaden.
Lizenzierungsfallen im Blick
Gerade eine Unterlizenzierung ist risikoreich: Ist die verwendete Software nicht oder nur unzureichend lizenziert, verstoßen Unternehmen gegen das Urheberrecht und riskieren Strafverfolgungen und hohe Geldstrafen. Einige Hersteller haben eine mangelhafte oder fehlende Lizenzierung in der Vergangenheit bereits abgemahnt. So verlangt beispielsweise SAP eine jährliche Selbstauskunft, und auch Microsoft führt regelmäßig Audits durch.
Die Überlizenzierung erfreut zwar den Hersteller, führt aber zu unnötigen Kosten. Erstaunlich häufig verwenden Unternehmen Software, die nicht ihren Bedürfnissen entspricht. So kaufen sie beispielsweise überdimensionierte Office-Pakete für ihre Clients – die darin enthaltenen Access-Lizenzen werden jedoch oft nur von Entwicklern benötigt und sind für PC-Anwender selten relevant. Ein gutes Beispiel ist auch Office 365: Dort sind je nach Variante auch Lizenzen für Exchange, Skype for Business oder Microsoft Teams enthalten und müssen nicht separat gekauft werden.
Angesichts dieses Lizenz-Dschungels ist eine gute Beratung bei der Neuanschaffung von Lizenzen unerlässlich. Doch wie sieht es bei bestehenden Lizenzen aus? Wie behalten Unternehmen hier die Übersicht?
Lizenzen gezielt verwalten
Keine Sorge, es muss niemand manuell durchzählen: Eine Über- oder Unterlizenzierungen kann im Rahmen eines Software Asset Managements erfasst werden. Hierbei werden die Softwarebestände des Unternehmens umfassend verwaltet und optimiert, unterstützend kann zum Scan des vorhandenen Softwareportfolios eine SAM-Lösung verwendet werden. Parallel dazu werden die Lizenznachweise auf Vollständigkeit und Echtheit überprüft. In einem weiteren Schritt wird die installierte Software mit den Lizenznachweisen abgeglichen und Optimierungsvorschläge erarbeitet. So lassen sich Softwarebestände überprüfen und durch Anpassung bestehender Verträge oft auch Kosten senken. In unseren SAM-Projekten stellen wir zum Beispiel oft fest, dass bei SQL-Servern ein Wechsel von einer Server- und Client-Lizenzierung auf eine Core-Lizenzierung sinnvoll ist. Umso komplexer das Lizenzmodell, umso wichtiger ist die Beratung.
Kosten sparen
Nicht jedes Unternehmen benötigt für eine bedarfsgerechte Lizenzierung gleich eine eigene SAM-Lösung – aber jedes Unternehmen sollte in irgendeiner Form Software Asset Management betreiben, und sei es nur mittels einer Excel-Datei. Die Auditierung ist auch über einen IT-Dienstleister wie InterConnect möglich, der zudem Einsparpotenziale aufzeigt. Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister sind Preisnachlässe, die durch den Kauf von Volumenlizenzen möglich sind.
Fazit: Bei Software Asset Management geht es weniger um Nachlizenzierungskosten oder Strafzahlungen im Falle einer Herstellerüberprüfung. Vielmehr bietet das Verfahren die Chance, Kosten zu sparen und nur genau die Anzahl von Lizenzen zu erwerben, die auch benötigt werden.
