Microsoft Teams: So gelingt der Einstieg

26. März 2020
Verfasst von Julia Schreiber

Bild: © Laurent Peignault - Unsplash.com

Kostenlose Teams-Nutzung bis Januar 2021 – diese Microsoft-Ankündigung sorgte für einen regelrechten Ansturm auf die Kollaborationsplattform. 44 Millionen nutzen den Dienst derzeit täglich. Unser Blogbeitrag bietet einen Einstieg in die wichtigsten Features von Microsoft Teams und nennt auch Stolpersteine bei der Auswahl der geeigneten Lizenz. Denn ganz selbsterklärend ist der Start nicht: Es gibt mehrere Gratis-Lizenzen mit unterschiedlichem Funktionsumfang.

Überblick: Was kann Microsoft Teams?

Viele setzen Teams mit Videotelefonie gleich, wie es sie beispielsweise auch bei Skype sowie Messenger-Diensten wie WhatsApp gibt. Das stimmt – doch Teams kann deutlich mehr:

• Videokonferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern, inklusive Teilen des Bildschirms und Nutzung eines digitalen Whiteboards
• Chatfunktion mit einer Person oder Gruppe
• Kanäle zum Informationsaustausch innerhalb einer Gruppe (inklusive Historie d.h. ältere Informationen stehen neuen Gruppenmitglieder zur Verfügung) 
• Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dokumenten (Word, Excel etc.) in Echtzeit
• Flexible Nutzung auf Desktop-PC, Smartphone und Tablet sowie als reine Web-Applikation

Spannend machen es die vielen Unterfunktionen und Integration von Drittanbietern. Eines unserer Lieblingsfeatures: Bei Videokonferenzen können Teilnehmer ihren Hintergrund weichzeichnen – in der jetzigen Situation mit mehr oder minder herzeigbaren Homeoffice-Arbeitsplätzen sehr hilfreich. Auch lassen sich Meetings aufnehmen und später erneut ansehen.

Ein weiterer Teams-Vorteil ist die Integration der bekannten Microsoft-Produktwelt: Aus Outlook heraus lassen sich virtuelle Konferenzen erstellen, die sofort in den Kalendern stehen. Word-Dokumente lassen sich zu zweit oder mit mehreren Personen in Echtzeit bearbeiten und Änderungen parallel besprechen, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Auch der Austausch im Unternehmen kann transparenter werden. Ähnlich wie bei WhatsApp lassen sich Nachrichten in Gruppenkanäle posten, aber auch einzelne Personen oder Gruppe gezielt ansprechen. Letztere erhalten dann eine Benachrichtigung. Ein Beispiel aus unserem Alltag: „Wir haben nur noch wenige InterConnect-Kugelschreiber @Marketing, bitte Angebot einholen und mit @Buchhaltung abstimmen“. Auch eine Suchfunktion steht zur Verfügung.

Welche Teams-Lizenzen gibt es kostenlos?

Freemium, explorative Microsoft-Teams-Umgebung, CSP Trial (in unterschiedlichen Business-Plänen wie E1, E3, E5) – es gibt viele Möglichkeiten, um zumindest für einen begrenzten Zeitraum an eine Gratis-Lizenz zu kommen. Nicht alle davon eignen sich für eine dauerhafte Nutzung im Unternehmen.

Wir raten bei einer geschäftlichen Nutzung von der einfachsten Freemium-Variante trotz ihrer unbegrenzten Laufzeit ab: Es fehlen elementare Funktionen. Zwar wird die Teilnahme an Besprechungen ermöglicht, es lassen sich aber keine selber aufsetzen. Die Office-Programme stehen nicht in der vollumfänglichen Desktop-Version zur Verfügung. Vor allem sind die Freemium-Accounts nicht in die Azure-Domäne mit ihrer Berechtigungsstruktur integriert.

Für den beruflichen Kontext eignen sich die explorative Lizenz (die bis Januar 2021 gratis ist) oder CSP-Lizenzen (ein Gratis-Monat). Welche Lizenz für Sie in Frage kommt, ist von mehreren Faktoren abhängig – welche Funktionalitäten benötigt werden, wie viele User Ihre Organisation hat, welche Lizenzen bereits vorhanden sind und wie langfristig die Planung mit Office 365 und Teams ist.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gerne!