Revisionssichere Archivierung
Seit 2017 steht jedes Unternehmen in der Pflicht, geschäftliche E-Mails zu archivieren - und zwar vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar. Dies betrifft insbesondere steuerlich relevante Unterlagen. Je nach Art der E-Mail beträgt die Archivierungspflicht sechs oder zehn Jahre. Bei Nichteinhaltung drohen sensible Strafen.
Jeder kennt die zeitaufwändige Suche nach E-Mails und angefügten Dokumenten. Mit der richtigen Archivierungs-Software ermöglichen Sie allen Mitarbeitern einen schnellen und komfortablen Zugriff auf die in E-Mails enthaltenen Informationen.
Wir empfehlen für die E-Mail-Archivierung ein Tool, das Kopien der zu archivierenden E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ablegt und so deren Sicherheit und Verfügbarkeit über viele Jahre hinweg sicherstellt.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen sowie die dazugehörigen Arbeitsanweisungen
- empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen
